Archiwum Wydziału ds. Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Wojewódzkiej Policji
w Olsztynie posiada w swoim zasobie dokumentację stanowiącą:
- zespół akt wytworzonych przez jednostki i komórki organizacyjne MO garnizonu warmińsko-mazurskiego za lata 1955-1990,
- zespół otwarty akt Komendy Wojewódzkiej Policji Olsztynie od roku 1990,
- zespół akt byłej KWMO i KWP w Elblągu oraz jednostek podległych za lata 1975-1999.
Całość dokumentów wytworzonych w latach 1944-1954 przez Komendę Wojewódzką Policji w Olsztynie oraz b. Komendę Wojewódzką Policji w Elblągu została przekazana do Instytutu Pamięci Narodowej, odpowiednio w Białymstoku i Gdańsku.
Dokumentację Archiwum Komendy Wojewódzkiej Policji w Olsztynie i składnic akt podległych jednostek, tj. komend powiatowych i miejskich Policji województwa warmińsko-mazurskiego udostępnia się do celów:
- służbowych uprawnionym podmiotom,
- naukowo-badawczych,
- publicznych,
- innych.
Wnioski o udostępnienie akt należy kierować na adres:
Komendant Wojewódzki Policji w Olsztynie
ul. Partyzantów 6/8
10-521 Olsztyn
Wniosek o udostępnienie materiałów archiwalnych powinien zawierać:
- imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, adres do korespondencji oraz numer telefonu – jeśli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel,
- nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nie posiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeśli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna,
- wskazanie materiałów archiwalnych lub określenie tematu i okresu ich wytworzenia,
- cel, dla jakiego mają być udostępnione (temat i zakres pracy naukowej),
- proponowany sposób udostępnienia.
Udostępnianie akt:
- zawierających informacje niejawne – następuję zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych,
- zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej,
- zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych,
- operacyjnych – następuje zgodnie z przepisami regulującymi czynności operacyjno-rozpoznawcze i z przepisami o ochronie informacji niejawnych.
Archiwum, udostępniając dokumentację dla celów naukowo-badawczych, informuje
o odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa cywilnego w przypadku wykorzystania danych uzyskanych z udostępnionej dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste osób trzecich.
Akta udostępnia się w siedzibie Archiwum Wydziału ds. Ochrony Informacji Niejawnych Komendy Wojewódzkiej Policji w Olsztynie, bądź we właściwej składnicy akt, w obecności pracownika archiwum.
Szczegółowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zawarte są w:
- Ustawie z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U.
z 2019 r., poz. 553 t.j.), - Rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych
(Dz. U. z 2011 r. Nr 196, poz. 1161), - Zarządzeniu Nr 920 Komendanta Głównego Policji dnia 11 września 2008 r.
w sprawie metod i form wykonywania zadań w zakresie działalności archiwalnej
w Policji (Dz. Urz. KGP Nr 16, poz. 95 ze zmianami).